Gegevens importeren vanuit Excel

Wanneer er formulieren worden ingevuld, zijn er altijd wel velden waarvan de gegevens al bekend zijn binnen de organisatie. Door deze gegevens via een Excel-document te importeren in Incontrol, kan de deze eenvoudig toevoegen aan het formulier. Gebruik dit element in je formulier om de gegevensbron te koppelen aan het formulier. Hierdoor is het niet meer nodig om iedere keer de velden opnieuw in te vullen.

Gegevensbron toevoegen:

• In de browser ga je naar de organisatie in Incontrol.

• Vanuit het menu selecteer je ‘Gegevensbronnen’.

• Hier kan je een nieuwe gegevensbron toevoegen via de ‘+ knop’ rechtsonder.

• Kies hier voor excel bestand.

Naam

• Bovenin geef je een naam op voor de te importeren gegevensbron.

Type gegevensbron

• Normaal heb je enkel de beschikking over het toevoegen van een Excel-bestand. Heeft je organisatie een Enterprise licentie, dan zijn er eventueel ook andere mogelijkheden.

Sta gedeelde concepten toe de inhoud van deze gegevensbron te doorzoeken

Binnen Incontrol is het mogelijk om concepten te delen met derden (afhankelijk van de gekozen licentie). Je kan hier aangeven of derden ook de gegevensbron mogen doorzoeken in het formulier.

• Kies op ‘Opslaan’ via de diskette rechtsboven als de bovenstaande gegevens in orde zijn.

• Je komt nu automatisch op de ‘Excel import’ pagina.


Excel:

• Gebruik de knop ‘Upload’ om een Excel-bestand te selecteren en te importeren. Een gegevensbron is ingedeeld zoals op onderstaande

mceclip0.png

Bij het importeren van een gegevensbron importeer je altijd een rij vanuit de gegevensbron. De kolomtitels ga je na het importeren koppelen aan de aliassen zoals deze ook in je formulieren staan vermeld. Zonder aliassen in je formulier is het niet mogelijk om een gegevensbron te importeren.

Importeren

Na het uploaden van het Excel-bestand zie de verschillende kolommen op basis van de titels aan de linkerkant.

• Geef bij ‘importeren’ aan welke van deze kolommen je wilt kunnen importeren.

• Vink je een optie niet aan, dan worden deze gegevens niet geïmporteerd binnen Incontrol.

Doorzoekbaar

• Geen aan door welke kolommen de gebruiker kan zoeken om de juiste rij te selecteren.

• De gebruiker ziet alleen de waarder waar hij of zij door kan zoeken.

Import alias

• Hier geef je de aliassen op van de verschillende kolommen. Deze aliassen komen straks overeen met de aliassen in je formulier, zodat Incontrol weet waar de waardes geïmporteerd moet worden.

Importeren

• Druk op ‘importeren’ om de gegevensbron te importeren in Incontrol.

Form Builder:

In je formulier maak je verschillende input-elementen aan, waarbij de aliassen van deze elementen overeenkomen met de aliassen in je gegevensbron. Om gegevens vanuit een Gegevensbron te importeren heb je het element ‘Importeer gegevensbron’ nodig. Deze vind je bij ‘Import’.

Element:

Label

• Bij label kan, indien gewenst, een titel gegeven worden aan het element.

• Deze titel kan je laten vullen met behulp van aliassen en/of berekeningen.

Tekst

• Hier geef je een tekst op die te bewerken is.

• Deze is in te vullen door aliassen en/of berekeningen.

Formulier

• Selecteer het formulier. Je kan de gegevens importeren uit afgeronde documenten van dit formulier.

Knoptekst

• Je kan de knop, waar de gebruikers op drukken om gegevens te importeren, een tekst meegeven.

• Deze kan je laten vullen met behulp van aliassen en berekeningen.

Instellingen

• Bij instellingen kan je de vormgeving van het element wijzigen.

Gegevensbron

• Hier selecteer je de gegevensbron waaruit je gegevens wil importeren.

Uitleg - gebruiker

• Als gebruiker kan je op de knop drukken.

• Vervolgens vul je eerst gegevens in en druk je op zoeken. De beschikbare opties worden getoond.

• Selecteer de juiste en de gegevens worden automatisch geïmporteerd. Hiervoor is een werkende internetverbinding vereist.

In deze onderstaande video vind je een korte uitleg:

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0