Gegevens importeren vanuit Excel

Wanneer er formulieren worden ingevuld, zijn er altijd wel velden waarvan de gegevens al bekend zijn binnen de organisatie. Door deze gegevens via een Excel-document te importeren in Incontrol, kan de deze eenvoudig toevoegen aan het formulier. Gebruik dit element in je formulier om de gegevensbron te koppelen aan het formulier. Hierdoor is het iet meer nodig om iedere keer de velden opnieuw in te vullen.

Tutorial

In de tutorial leer je hoe je het element Importeer gegevensbron kan gebruiken en wat je moet regelen zodat de gegevens ook daadwerkelijk zijn geïmporteerd.

Bekijk al onze Form Builder tutorials op ons Youtube-kanaal.

Uitleg - Gegevensbron toevoegen

In de browser ga je naar de organisatie in Incontrol. Vanuit het menu selecteer je 'Gegevensbronnen'. Hier kan je een nieuwe gegevensbron toevoegen via de '+ knop' rechtsonder.

Naam

Bovenin geef je een naam op voor de te importeren gegevensbron.

Type gegevensbron

Normaal heb je enkel de beschikking over het toevoegen van een Excel-bestand. Heeft je organisatie een Enterprise licentie, dan zijn er eventueel ook andere mogelijkheden.

Sta gedeelde concepten toe de inhoud van deze gegevensbron te doorzoeken

Binnen Incontrol is het mogelijk om concepten te delen met derden (afhankelijk van de gekozen licentie). Je kan hier aangeven of derden ook de gegevensbron mogen doorzoeken in het formulier.

Kies op 'Opslaan' via de diskette rechtsboven als de bovenstaande gegevens in orde zijn. Je komt nu automatisch op de 'Excel import' pagina.

Excel

Gebruik de knop 'Upload' om een Excel-bestand te selecteren en te importeren. Een gegevensbron is ingedeeld zoals op onderstaande afbeelding.Schermafbeelding_2019-05-14_om_08.58.56.png

Bij het importeren van een gegevensbron importeer je altijd een rij vanuit de gegevensbron. De kolomtitels ga je na het importeren koppelen aan de aliassen zoals deze ook in je formulieren staan vermeld. Zonder aliassen in je formulier is het niet mogelijk om een gegevensbron te importeren.

Importeren

Na het uploaden van het Excel-bestand zie de verschillende kolommen op basis van de titels aan de linkerkant. Geef bij 'importeren' aan welke van deze kolommen je wilt kunnen importeren. Vink je een optie niet aan, dan worden deze gegevens niet geïmporteerd binnen Incontrol.

Doorzoekbaar

Geen aan door welke kolommen de gebruiker kan zoeken om de juiste rij te selecteren. De gebruiker ziet alleen de waarder waar hij of zij door kan zoeken.

Import alias

Hier geef je de aliassen op van de verschillende kolommen. Deze aliassen komen straks overeen met de aliassen in je formulier, zodat Incontrol weet waar de waardes geïmporteerd moet worden.

Importeren

Druk op 'importeren' om de gegevensbron te importeren in Incontrol.

Uitleg Form Builder

In je formulier maak je verschillende input-elementen aan, waarbij de aliassen van deze elementen overeenkomen met de aliassen in je gegevensbron. Om gegevens vanuit een Gegevensbron te importeren heb je het element 'Importeer gegevensbron' nodig. Deze vind je bij 'Import'.

Label

Geef een label mee waarin je een dikgedrukte tekst kwijt kunt. Deze kun je laten vullen met aliassen en berekeningen.

Tekst

Hier kan je begeleidende tekst kwijt, welke je kan laten vullen met aliassen en berekeningen.

Gegevensbron

Hier selecteer je de gegevensbron waaruit je gegevens wil importeren.

Aliasmapping

(zie kopje 'Whitelisting')

Achtergrond tekst (placeholder)

Hier kun je een tekst meegeven die de gebruiker ziet bij het selecteren van informatie uit de gegevensbron.

Instellingen

Hier kun je de vormgeving van het element instellen.

Uitleg - gebruiker

Als gebruiker kun je op de knop drukken. Vervolgens vul je eerst gegevens in en druk je op zoeken. De beschikbare opties worden getoond. Selecteer de juiste en de gegevens worden automatisch geïmporteerd. Hiervoor is een werkende internetverbinding nodig.

 

Whitelisting

Whitelisting (elementen)
In het element zie je onder het kopje Alias mapping een dropdown staat. Hierin heb je 2 keuzes:

1. Importeer alle aliassen: alle aliassen die overeenkomen worden geïmporteerd.
2. Importeer alleen de benoemde aliassen: alle aliassen die in het vak onder deze dropdown worden benoemd worden geïmporteerd.

In het tekstveld onder deze dropdown kan je de aliassen benoemen die je wil importeren als je de 2e optie hebt gekozen. Deze alias noteer je als volgt: (Als je meerdere aliassen wil toevoegen moet je deze scheiden door een enter).

          @alias

Whitelisting (dynamische elementen)
Als je gegevens uit dynamische elementen wil inladen moet je een extra stap nemen.
Je moet iedere alias noteren die je wil gebruiken, enkel de alias van het dynamische element noteren zal niet werken. Aliassen in een dynamisch element importeer je als volgt:

          @dynamicalias @alias1
          @dynamicalias @alias2

Zowel @alias1 als @alias2 zitten in één dynamisch element maar dit moet wel benoemd worden.


Alias mapping (elementen)
Het mappen van aliassen is het koppelen van de alias in de gegevensbron aan de alias in het formulier. Dit doe je als volgt:

           @alias >> @new_alias

In dit voorbeeld stond in het document een waarde gekoppeld aan @alias. Deze waarde wordt nu geïmporteerd op de plek in het formulier waar @new_alias genoteerd staat. Wederom kan je ook meerdere aliassen mappen, gescheiden door enters:

          @alias1 >> @new_alias1
          @alias2 >> @new_alias2

Het is mogelijk om één alias te koppelen aan meerdere aliassen in het formulier:

          @alias >> @new_alias1
          @alias >> @new_alias2

Het is mogelijk om meerdere aliassen te koppelen aan één alias in het formulier:

          @alias >> @new_alias1 @new_alias2


Alias mapping (dynamische elementen)
Bij dynamische elementen gaat het net even iets anders dan bij de gewonen elementen. Als je een dynamische alias wil koppelen aan een nieuwe dynamische alias in het formulier doe je dat eigenlijk zoals eerder:

          @dynamicalias >> @new_dynamicalias

Echter als je een alias in een dynamisch element wil wijzigen doe je dit als volgt:

          @dynamicalias @alias >> @new_alias

In dit voorbeeld wordt de waarde van @alias in het dynamische element met de alias @dynamicalias gekoppeld aan de alias @new_alias in het formulier.

 

Het kan voor komen dat je eerst een alias gekoppeld aan een dynamische element wil koppelen aan een andere dynamische alias en vervolgens aliassen die in het dynamische element voorkomen wil koppelen aan andere aliassen die onder de dynamische alias vallen in het andere formulier zoals hier onder weergegeven:

Formulier 1 Dynamische alias Formulier 2 Dynamische alias

@dynamicalias

Aliassen die in het dynamische element zitten. (@dynamicalias)
@alias1
@alias2

 

@new_dynamicalias

Aliassen die in het dynamische element zitten. (@new_dynamicalias)
@new_alias1
@new_alias2

 

Als je alle aliassen aan elkaar wil koppelen zodat:

  • @dynamicalias gekoppeld wordt aan @new_dynamicalias
  • @alias1 gekoppeld wordt aan @new_alias1
  • @alias2 gekoppeld wordt aan @new_alias2

Dan doe je dit als volgt:

1. Koppel @dynamicalias aan @new_dynamicalias: @dynamicalias >> @new_dynamicalias

2. Koppel de aliassen onder @dynamicalias aan de nieuwe aliassen onder @new_dynamicalias door eerst de oude dynamische alias te gebruiken: @dynamicalias @alias1 >> @new_alias1

3. Koppel de aliassen onder @dynamicalias aan de nieuwe aliassen onder @new_dynamicalias door eerst de oude dynamische alias te gebruiken: @dynamicalias @alias2 >> @new_alias2

 

Blacklisting
Als je een formulier wil importeren met veel aliassen maar je wil slechts enkele aliassen niet importeren is hier ook een methode voor.

          1. Kies in de dropdown ‘Importeer alle aliassen’
          2. Geef de aliassen die je niet wil importeren een nieuwe alias die niet bestaat in het formulier.

Bijvoorbeeld:

          @import_alias >> @doesnt_exist

Omdat de alias die geïmporteerd wordt een nieuwe alias krijgt toegewezen die niet bestaat, wordt de waarde achter deze alias niet geïmporteerd.

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0