Een Excel-bestand uploaden

Met Incontrol kun je op twee manieren jouw Excel-gegevens importeren in een Incontrol formulier. Zo kun je een online bestand vanuit de OneDrive synchroniseren. Lees er alles over in dit artikel.

In dit artikel leggen we je uit hoe je zelf een Excel-bestand kunt uploaden en deze gegevens kunt gebruiken in je formulieren. Voor deze functionaliteit heb je minimaal een Professional licentie nodig. Daarbij heb je ook bepaalde gebruikersrechten nodig. Beschik je niet over de juiste rechten? Vraag dan aan de administrator in jouw organisatie om toegang.

Excel bestand opmaken

Om gegevens uit Excel bestand te kunnen importeren moet de Excel wel op de juiste manier worden opgebouwd. Met Incontrol kun je regels binnen een Excel tabblad / tabel importeren. Daarbij kun je verschillende tabbladen met elkaar koppelen, zodat je ook gegevens in een dynamische content kunt importeren. In dit artikel gebruiken we een voorbeeld Excel met 3 tabbladen:

• Gemeenten
• Medewerkers
• Apparatuur

We willen namelijk een gemeente kunnen importeren met al haar medewerkers en de apparatuur die zij tot hun beschikking hebben.

In de tabbladen hebben wij tabellen aangemaakt met de juiste gegevens. De tabellen zien er als volgt uit:

De tabel begint hierbij altijd in cel A1. Wil je gegevens kunnen importeren binnen een dynamische content, dan is het belangrijk dat je tabellen aan elkaar kunt koppelen d.m.v. een gemeenschappelijk veld. In dit voorbeeld willen we op basis van de geselecteerde gemeente ook de bijbehorende medewerkers kan ophalen. En van deze medewerkers willen we vervolgens de juiste apparatuur importeren. Daarom hebben zie je in de tabel van de Medewerkers ook de gemeente terug en bij de tabel van de Apparatuur de naam van de medewerker.

Let op: Deze tabellen zijn dus onderverdeeld over 3 tabbladen in Excel.

Connector toevoegen

Om gebruik te kunnen maken van jouw Excel bestand heb je eerst een connector nodig binnen jouw organisatie. Gelukkig kun je deze gemakkelijk zelf aanmaken binnen onze webportal.

• Ga naar 'Organisatie' aan de linkerkant van het menu
• Ga naar 'Connectors'
• Klik op de plus-knop rechts onderin van het scherm

• Er wordt een pop-up geopend
• Zoek de 'Microsoft Excel' Connector en selecteer deze

• Selecteer vervolgens 'Use an Excel file as datasource in a form'

• Geef je nieuwe connector een naam, zodat jij je nieuwe Excel-bestand eenvoudig kunt herkennen
• Klik op 'Toevoegen'
• Upload een nieuw Excel-bestand door op 'Geen bestand gekozen' te klikken en selecteer je bestand
• Je krijgt nu onderstaand overzicht te zien:

• • Je kunt ervoor kiezen om het originele Excel-bestand op te slaan, zodat je deze later altijd opnieuw kunt downloaden om te bewerken
  • Indien je concepten deelt met derden dan kun je aangeven of deze ook toegang krijgen om gegevens uit deze connector te importeren. Derden zijn alle personen die geen account hebben in jouw organisatie in Incontrol
• Selecteer uit welke kolom je de gegevens wilt importeren
  • In ons voorbeeld kiezen we voor het tabblad Gemeenten
• Onder 'Excel kolom' zie je de koppen van je Excel tabel
  • Binnen Incontrol importeer je namelijk een rij gegevens uit je tabel.
•  Onder 'Lijst titel' kun je aangeven op basis van welke waardes je kunt zoeken als gebruiker.
  • Deze worden ook weergegeven in je zoekresultaten tot maximaal 256 karakters
• Onder 'Lijst omschrijving' kun je extra kolommen aanvinken die als omschrijving meegestuurd worden naar de gebruiker
  • De gebruiker ziet later bij het importeren van de gegevens de titels dik gedrukt
  • Omschrijvingen worden per kolom in een aparte rij geplaatst bij de zoekresultaten. De apps ondersteunen tot maximaal 4 regels om het overzicht te bewaren.
• Onder 'Importeer alias' kun je de alias wijzigen indien nodig
  
  • Het systeem neemt standaard je kolomnamen over. Let op: Een spatie wordt weergegeven met een '_'
  • Wil je de gegevens uit je kolom niet meenemen in je import? Dan kun je bij de 'Importeer alias' een '_' weergeven
• Als je klaar bent kun je rechtsboven op de diskette klikken om op te slaan
  • Voor een Windows computer kun je ook de combinatie CTRL + S gebruiken
  • Voor een Mac kun je ook de combinatie CMND + S gebruiken

Gegevens importeren in een Dynamische content

Het is nu ook mogelijk om gegevens vanuit je Excel te importeren in een dynamische content. Dit is enkel mogelijk met het uploaden van je Excel naar Incontrol en niet met de online versie van Excel. Hieronder leggen we uit hoe je de connector kunt instellen.

• Voeg een gekoppelde sheet toe door op de knop te drukken '+ Gekoppelde sheet'
  • Je krijgt dan onderstaande overzicht te zien

• • Je gaat nu sheets aan elkaar koppelen. Op deze manier kun je met de gekoppelde sheet een dynamische content vullen met alle corresponderende rijen die je uit de primaire sheet hebt geselecteerd
  • Als het goed is heb je tabellen aangemaakt met overeenkomende waarde, zodat de tabellen met elkaar gekoppeld kunnen worden.
  • In ons voorbeeld willen we een gemeente kunnen importeren op basis daarvan alle medewerkers die bij die gemeente horen importeren.
  • Onder Primaire sheet kolom selecteer je de kolom van de primaire tabel waarop je meerdere rijen in een dynamische content wil laden
    • In dit voorbeeld selecteren we van het tabblad Gemeenten de kolom Gemeente
  • Onder Gekoppelde sheet kolom selecteer je de kolom die overeenkomt in het tabblad die je wilt importeren in de dynamische content
    • In dit voorbeeld selecteren we dus van het tabblad Medewerkers de kolom Gemeente
  • Zoals de afbeelding aangeeft kan een rij in de tabel Gemeenten meerdere rijen hebben in tabel Medewerkers waar de kolom Gemeente gelijk is aan Gemeente
• Geef een alias op die je gaat koppelen aan de dynamische content in je formulier
  • In dit voorbeeld noemen we deze medewerkers, zodat Incontrol weet in welke dynamische content hij straks items moet aanmaken.
• Geef eventueel nog extra aliassen op voor de kolommen van de gekoppelde sheet
• In ons voorbeeld voegen we nog een gekoppelde sheet toe en deze ziet er als volgt uit

• Als je klaar bent kun je de connector opslaan en gebruiken in je formulier. Hoe je dit kunt inrichten lees je in het artikel Gegevens uit een Excel bestand importeren