Gegevens importeren vanuit een Excel-bestand

Met Incontrol kun je op twee manieren jouw Excel-gegevens importeren in een Incontrol Formulier. Zo kun je een online bestand vanuit de OneDrive synchroniseren. Lees er alles over in dit artikel.

In dit artikel leggen we je uit hoe je zelf een Excel-bestand kunt uploaden en deze gegevens kunt gebruiken in je formulieren. Voor deze functionaliteit heb je minimaal een Professional licentie nodig. Daarbij heb je ook bepaalde gebruikersrechten nodig. Beschik je niet over de juiste rechten? Vraag dan aan de administrator in jouw organisatie om toegang.

 

Connector toevoegen

Om gebruik te kunnen maken van jouw Excel-bestand heb je eerst een Connector nodig binnen jouw organisatie. Gelukkig kun je deze gemakkelijk zelf aanmaken binnen onze webportal.

  • Ga naar 'Organisatie' aan de linkerkant van het menu
  • Ga naar 'Connectors'
  • Klik op de plus-knop rechts onderin van het scherm

Plus_button.png

  • Er wordt een pop-up geopend
  • Zoek de 'Microsoft Excel' Connector en selecteer deze

Schermafbeelding_2022-05-30_om_16.32.39.png

  • Selecteer vervolgens 'Use an Excel file as datasource in a form'

Schermafbeelding_2022-05-30_om_16.35.00.png

  • Geef je nieuwe Connector een naam, zodat jij je nieuwe Excel-bestand eenvoudig kunt herkennen
  • Klik op 'Toevoegen'
  • Upload een nieuw Excel-bestand door op 'Geen bestand gekozen' te klikken en selecteer je bestand
    • Je kunt ervoor kiezen om het originele Excel-bestand op te slaan, zodat je deze later altijd opnieuw kunt downloaden om te bewerken
    • Indien je concepten deelt met derden dan kun je aangeven of deze ook toegang krijgen om gegevens uit deze Connector te importeren. Derden zijn alle personen die geen account hebben in jouw organisatie in Incontrol
  • Onder 'Excel kolom' zie je de titels van je Excel-bestand
    • Binnen Incontrol importeer je namelijk een rij uit je Excel-bestand en kun je de waarden uit je kolommen importeren in je formulieren.
  •  Onder 'Lijst titel' kun je aangeven op basis van welke 'titels' je kunt zoeken als gebruiker.
    • Deze worden ook weergegeven in je zoekresultaten tot maximaal 245 karakters
  • Onder 'Lijst omschrijving' kun je extra kolommen aanvinken die als omschrijving meegestuurd worden naar de gebruiker
  •  

IMG_FED815D50149-1.jpeg

    • De gebruiker ziet later bij het importeren van de gegevens de Titels dik gedrukt
    • Omschrijvingen worden per kolom in een aparte rij geplaatst bij de zoekresultaten. De apps ondersteunen tot maximaal 4 regels om het overzicht te bewaren.
  • Onder 'Importeer alias' kun je de alias wijzigen indien nodig
    • Het systeem neemt standaard je kolomnamen over. Let op: Een spatie wordt weergegeven met een _
    • Wil je de gegevens uit je kolom niet meenemen in je import? Dan kun je bij de 'Importeer alias' een _ weergeven
  • Als je klaar bent kun je rechtsboven op de diskette klikken om op te slaan
    • Voor een Windows computer kun je ook de combinatie CTRL + S gebruiken
    • Voor een Mac kun je ook de combinatie CMND + S gebruiken

 

Uitleg Form Builder

In je formulier maak je verschillende input-elementen aan, waarbij de aliassen van deze elementen overeenkomen met de aliassen in je gegevensbron. Om gegevens vanuit een Gegevensbron te importeren heb je het element 'Importeer gegevensbron' nodig. Deze vind je bij 'Import'.

Label

Geef een label mee waarin je een dikgedrukte tekst kwijt kunt. Deze kun je laten vullen met aliassen en berekeningen.

Tekst

Hier kan je begeleidende tekst kwijt, welke je kan laten vullen met aliassen en berekeningen.

Gegevensbron

Hier selecteer je de gegevensbron waaruit je gegevens wil importeren.

Aliasmapping

(zie kopje 'Whitelisting')

Achtergrond tekst (placeholder)

Hier kun je een tekst meegeven die de gebruiker ziet bij het selecteren van informatie uit de gegevensbron.

Instellingen

Hier kun je de vormgeving van het element instellen.

 

Uitleg - gebruiker

Als gebruiker kun je op de knop drukken. Vervolgens vul je eerst gegevens in en druk je op zoeken. De beschikbare opties worden getoond. Selecteer de juiste en de gegevens worden automatisch geïmporteerd. Hiervoor is een werkende internetverbinding nodig.

 

Whitelisting

Whitelisting (elementen)
In het element zie je onder het kopje Alias mapping een dropdown staat. Hierin heb je 2 keuzes:

1. Importeer alle aliassen: alle aliassen die overeenkomen worden geïmporteerd.
2. Importeer alleen de benoemde aliassen: alle aliassen die in het vak onder deze dropdown worden benoemd worden geïmporteerd.

In het tekstveld onder deze dropdown kan je de aliassen benoemen die je wil importeren als je de 2e optie hebt gekozen. Deze alias noteer je als volgt: (Als je meerdere aliassen wil toevoegen moet je deze scheiden door een enter).

          @alias

Alias mapping (elementen)
Het mappen van aliassen is het koppelen van de alias in de gegevensbron aan de alias in het formulier. Dit doe je als volgt:

           @alias >> @new_alias

In dit voorbeeld stond in het document een waarde gekoppeld aan @alias. Deze waarde wordt nu geïmporteerd op de plek in het formulier waar @new_alias genoteerd staat. Wederom kan je ook meerdere aliassen mappen, gescheiden door enters:

          @alias1 >> @new_alias1
          @alias2 >> @new_alias2

Het is mogelijk om één alias te koppelen aan meerdere aliassen in het formulier:

          @alias >> @new_alias1
          @alias >> @new_alias2

Het is mogelijk om meerdere aliassen te koppelen aan één alias in het formulier:

          @alias >> @new_alias1 @new_alias2

Blacklisting
Als je een formulier wil importeren met veel aliassen maar je wil slechts enkele aliassen niet importeren is hier ook een methode voor.

          1. Kies in de dropdown ‘Importeer alle aliassen’
          2. Geef de aliassen die je niet wil importeren een nieuwe alias die niet bestaat in het formulier.

Bijvoorbeeld:

          @import_alias >> @doesnt_exist

Omdat de alias die geïmporteerd wordt een nieuwe alias krijgt toegewezen die niet bestaat, wordt de waarde achter deze alias niet geïmporteerd.

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0