Maak een exporteer-profiel aan voor Microsoft Onedrive: Excel Online

Door het toevoegen van dit exporteer-profiel aan een formulier wordt:

  • er een nieuwe regel aangemaakt in het geselecteerde Excel-bestand,
  • met informatie verzameld in het concept,
  • iedere keer als er een concept wordt afgerond.

De data die je exporteert kan je op veel manieren gebruiken. Bijvoorbeeld om dashboards te maken, of om anderen in de organisatie een overzicht te sturen van meerdere afgeronde formulieren zonder dat je veel pdf's moet sturen. 

Hoe maak ik een exporteer-profiel aan?

Om te exporteren naar een Excel-Online-bestand (vanaf nu noemen we dit een Excel) moet je een Excel aanmaken om naar toe te exporteren. Ga hiervoor naar je OneDrive of SharePoint omgeving, maak een nieuw Excel aan en geef deze een naam. Onthoud deze naam goed, je hebt deze later nodig. 

Log in op de browser bij Incontrol en onderneem de volgende stappen:

  1. Klik op ‘Organisatie’. Dit kan je terugvinden aan de linkerkant in de menubalk.
  2. Klik op ‘Exporteer profielen’.
    • Als je een Basic-licentie hebt heb je geen toegang tot de exporteer-profielen, door te upgraden naar professional of hoger krijg je hier wel toegang tot.
    • Heeft jouw organisatie een professional-licentie of hoger, maar kan jij geen exporteer-profielen zien? Dan heb je daar geen rechten toe als gebruiker. Neem contact op met jouw organisatie-adminstrator van Incontrol om toegang te krijgen.
  3. Nu krijg je een overzicht van alle exporteer-profielen in jouw organisatie. 
  4. Klik op de blauwe plus-knop (rechts-onderin) om een nieuw exporteer-profiel aan te maken.
  5. Selecteer de optie ‘Microsoft OneDrive: Excel’.
  6. Klik op ‘Installeren’.
  7. Nu ben je in het scherm terecht gekomen waar je een Excel kan toevoegen.
    • Boven in de groene balk kan je het exporteer-profiel een naam geven. Wij adviseren om de volgende methode aan te houden: [aanmaak datum exporteer-profiel, aanmaker exporteer-profiel, functie exporteer-profiel]. Op deze manier behoudt je overzicht in je exporteer-profielen.
    • Microsoft account: Je moet een Microsoft account koppelen waaraan het Excel is gekoppeld. Klik op het veld om een keuze te maken uit bestaande gekoppelde accounts of om een nieuw account te koppelen. 
      1. Als je een nieuw account moet koppelen word je gevraagd hier toegang toe te geven. Als je dit niet doet is het niet mogelijk om het account te koppelen en om gebruik te maken van deze functionaliteit.
      2. Als je een bestaand account wil verwijderen doe je dit als volgt:
        1. Klik op ‘Mijn instellingen’. Dit is te vinden in de menubalk links onderin.
        2. Klik op ‘Bewerken’.
        3. Klik op ‘Cloud Accounts’. Dit is te vinden in de menubalk aan de linkerkant.
        4. Hier kan je bestaande Cloud accounts toevoegen, testen, en verwijderen.
    • Drive item ID: Hier ga je het Excel selecteren waarnaar je gaat exporteren. 
      1. Aan de rechterkant van dit veld zie je een vergrootglas, klik hier op.
      2. Typ de naam in van het Excel die je hebt eerder hebt aangemaakt en druk op de blauwe knop met het vergrootglas. (Je kan hier zoeken door je het Microsoft account dat je gekoppeld hebt.)
      3. Selecteer het Excel waarnaar je wil exporteren door er op te klikken. 
    • Table: hier kan je tabel kiezen waarnaar geëxporteerd wordt, als er nog geen tabel in je Excel is kan je het vinkje ’Toevoegen als hij niet bestaat’ aanvinken.
      1. Als je reeds een tabel hebt aangemaakt klik je aan de rechterkant van dit veld op de grijze knop met het vergrootglas om door het Excel te zoeken naar tabellen. 
      2. Selecteer een tabel door er op te klikken.
    • Match kolommen: Er zijn 2 opties die je hier kan kiezen:
      1. Missende kolommen toevoegen: Voor elke alias die gevuld wordt in de concepten wordt een kolom aangemaakt.
      2. Missende kolommen negeren: Als een alias ingevuld wordt, maar hier is nog geen kolom voor in het Excel, wordt er geen kolom voor aangemaakt. 
    • Match containers (dynamisch/repeteer element)
      1. Missende containers toevoegen: Voor elk dynamisch element (met een alias) die gevuld wordt in de concepten wordt een tabel aangemaakt.
      2. Missende containers negeren: Als een dynamisch element ingevuld wordt, maar hier is nog geen container voor in het Excel, wordt er geen container voor aangemaakt. 
    • Standaardwaarden: De komende velden die ingevuld worden kunnen standaard geëxporteerd worden bij iedere export. Als je in het invulveld geen waarde opgeeft wordt dit veld niet geëxporteerd.
      1. @document.id: ieder document dat gemaakt wordt in Incontrol heeft een uniek document ID. Een unieke waarde kan gebruikt worden om onderscheid te maken in regels, aangezien deze waarde uniek is. (Wij adviseren om de waarde: ‘Document ID’ hier te noteren.)
      2. @document.name: de naam van het document wordt in deze kolom geëxporteerd. (Wij adviseren om de waarde: ‘Document naam’ hier te noteren.)
      3. @document.created: de datum waarop het document is gemaakt wordt in deze kolom geëxporteerd. (Wij adviseren om de waarde: ‘Document aangemaakt op’ hier te noteren.)
      4. @document.url: ieder document heeft een url. In de export wordt deze url genoteerd in deze kolom. Als je op de url klikt opent zich een tabblad in je browser met daarin het document. (Wij adviseren om de waarde: ‘Document url’ hier te noteren.)
      5. @user.name: ieder document wordt door een gebruiker aangemaakt. De naam van de gebruiker die het document aanmaakt wordt in deze kolom geëxporteerd. (Wij adviseren om de waarde: ‘Gebruiker’ hier te noteren.)
      6. @user.email: iedere gebruiker heeft een e-mail. Het e-mailadres van de gebruiker die het document aanmaakt wordt in deze kolom geëxporteerd. (Wij adviseren om de waarde: ‘E-mail gebruiker’ hier te noteren.)
      7. @form.name: ieder document dat gemaakt wordt is gebaseerd op een formulier. De naam van het formulier dat gebruikt is om het document aan te maken wordt in deze kolom geëxporteerd. (Wij adviseren om de waarde: ‘Formuliernaam’ hier te noteren.)
  8. Nu je alles hebt ingevuld kan je dit exporteer-profiel opslaan door rechtsboven in de groene balk op de opslaan-knop te drukken. 
  9. Het enige wat nu nog resteert is het toevoegen van dit exporteer-profiel aan een formulier toe te voegen. Dit doe je als volgt:
    1. Het exporteer-profiel toevoegen aan alle formulieren in de organisatie. Dit zorgt ervoor dat alle documenten in de organisatie die aangemaakt worden geëxporteerd worden als een nieuwe regel naar het Excel. Dit doe je als volgt:
      1. Klik op ‘Organisatie’ in de menubalk aan de linkerkant.
      2. Klik op ‘Document instellingen’.
      3. Scroll helemaal naar beneden en druk op de donkerblauwe plus-knop aan de linkerkant van het scherm in de balk met de tekst: ‘Exporteer nieuwe documenten’. 
      4. Klik hier de naam aan van het exporteer-profiel dat je aangemaakt hebt.
    2. Het exporteer-profiel aan 1 formulier toevoegen. Dit zorgt ervoor dat alle documenten die gemaakt worden met behulp van dit formulier geëxporteerd worden als nieuwe regel naar het Excel. Dit doe je als volgt:
      1. Klik op ‘Mijn Formulieren’ in de menubalk aan de linkerkant.
      2. Hou je muis boven het formulier waaraan je het Exporteerprofiel wil toevoegen. Druk de rechtermuisknop in en selecteer ‘Formulier bewerken’.
      3. Links onderin in de donkerblauwe menubalk zie je ‘Document instellingen’ staan, klik hier op.
      4. Scroll helemaal naar beneden en druk op de donkerblauwe plus-knop aan de linkerkant van het scherm in de balk met de tekst: ‘Exporteer nieuwe documenten’. 
      5. Klik hier de naam aan van het exporteer-profiel dat je aangemaakt hebt.

Welke data uit het formulier wordt er naar Excel geëxporteerd? 

Alle velden die een alias hebben worden opgenomen in de export. Dynamische elementen zijn hierbij de uitzondering op de regel. De export weet immers van tevoren niet hoe vaak hier een veld voor aangemaakt moet worden. Daarom wordt voor ieder dynamisch element (met alias) een aparte tabel gemaakt met data uit het formulier. Deze worden vervolgens gevuld met een regel iedere keer als een dynamisch element geplust wordt. Komen ingevulde velden in je formulier niet naar voren in het Excel, dan heb je hoogst waarschijnlijk geen alias gegeven aan dat veld.

Extra

Wil je dat ook alle ingevulde formulieren per e-mail worden verstuurd, maak dan een exportprofiel aan voor de e-mail